07 апреля 2016 года в гостинице Катерина компания Лофтис при поддержке журнала «Административный директор» организовала и провела 14-й круглый стол «Административный практикум» для Административных директоров и представителей департамента закупок.

Тема мероприятия: "Услуги по управлению и обслуживанию офисов: построение системы взаимоотношений с подрядчиками".

Елена Сопова – руководитель отдела по обслуживанию офисов в России и СНГ компании «Hewlett Packard Enterprise» рассказала участникам о том, как строится работа с поставщиками, предоставляющими услуги по управлению и обслуживанию офисов в компании Hewlett Packard Enterprise. 

Елена довольно детально остановилась на плюсах и минусах вывода на аутсорсинг услуг по управлению и обслуживанию офисов, отметив, что аутсорсинг позволяет контролировать издержки и снижать затраты, получая полную прозрачность расходов и модель, которая ориентирована на получение квалифицированного персонала и повышение уровня сервиса. Но с другой стороны, стоит обратить внимание на недостаточность рычагов управляющего воздействия, а также на недостаточное знание особенностей национальных культур при международном аутсорсинге.

Качество работы поставщика напрямую зависит от вовлеченности Заказчика в управление взаимоотношениями с поставщиком: это не только установка требований для подрядчика и определение элементов системы управления эффективностью (обходы и осмотры, оперативные отчеты и пр.), но и разработка прозрачных KPI подрядчика, по которым можно оценивать его работу и, как результат, - премировать, производить корректирующие действия или же применять штрафные санкции. 

Во второй части круглого стола Елена Сопова провела Обучающую сессию, в рамках которой участникам раздали Scoring card (карты оценки) с краткими данными по компаниям и занимаемому помещению. Исходя из поставленных оценок по тем или иным критериям необходимо было сделать выводы о состоянии офиса и дать рекомендации к улучшению, если потребуется.

После перерыва участники круглого стола самостоятельно создавали карты оценки услуг ресепшн, клининга, курьерских отправок и услуг такси, вырабатывая основные компетенции, внутри которых выделялись ключевые зоны внимания, которые необходимо оценивать.

Мы благодарим всех участников мероприятия за теплую атмосферу, активные дискуссии и огромное желание обмениваться знаниями и опытом.